So optimieren Sie Ihre Portokosten

Durch Portooptimierung wird der Versand eines Mailings mit hoher Auflage überhaupt erst möglich. Denn manchmal bedeutet 1 Gramm weniger Gewicht mehrere 1000 € Kostenersparnis und das nicht nur für Post im Inland sondern auch dort, wo europäische Postbehörden bei der Einhaltung gewisser Kriterien einen ermäßigten Zustelltarif bieten.

An drei Schwerpunkten können Sie Ihre Portokosten verringern:

1. Das Gewicht

Da hat man nun all seine Informationen in den Brief, die Antwortkarte und die Infobroschüre gebracht. Man hat es ausgedruckt, legt es samt Umschlag auf die Waage und stellt fest: Es ist zu schwer! Insbesondere wenn es nur ein paar Gramm sind, die zur nächsttieferen Portogruppe führen, lohnt es sich Gedanken zu machen. Der Unterschied von 3 auf 4 DIN A4 Seiten beträgt immerhin einen Großteil Ihrer Portokosten! Es gibt mehrere Lösungsansätze:

• Ist z.B. eine Information nicht auf einer Rückseite der anderen Seiten möglich?
• Könnte man statt 80 g Papier evtl. auch ein leichteres einsetzen?
• Achtung – bei beidseitigem Druck könnte die Rückseite durchscheinen!
• Achten Sie auf das Gewicht des Umschlages!
• Ist bei der Antwortkarte ein Talon enthalten, der nicht unbedingt benötigt wird?
• Könnte man die Antwortkarte in die Infobroschüre integrieren?
• Denken Sie an das Format der einzelnen Werbemittel – eine Broschüre in DIN-lang ist leichter als eine in A5!

2. Das Format

Die klassischen Büroformate DIN A4 und DIN A5 sind keine heiligen Kühe. Geben Sie Ihrem Mailing eine persönliche Note – und sparen Sie dabei! Durch die Verwendung des DIN-lang (235 x 114 mm) bzw. Kompakt-Formates (210 x 105 mm) verringern Sie nicht nur das Gewicht, sondern auch das Porto gegenüber DIN A5. Achten Sie bei dickeren Beilagen auf die Stärke – sie sollte maximal 5mm bei DIN-lang und maximal 1cm bei Kompaktformaten betragen.

3. Stückzahl

Fallen bei Ihrem Mailing nicht die jeweiligen Mindeststückzahlen an, so ist es oftmals günstiger, das Porto für die fehlenden Sendungen aufzuzahlen, als den Infobrief- bzw. Normaltarif zu zahlen.

4. Infobrief und Infopost

Zusätzlich zum bekannten Brief gibt es noch die Versendungsformen Infobrief und Infopost mit deutlich geringerem Porto. Für diese Versendungsformen beachten Sie bitte folgende Kriterien:

4.1. Inhaltsgleichheit

Das heißt: Gleiche Anzahl und Beschaffenheit der enthaltenen Schriftstücke, Proben, Muster, Werbeartikel und Fremdbeilagen. Sie können sich aber unterscheiden durch:

• Codier- und Steuerzeichen
• Einer inneren mit der äußeren übereinstimmenden Anschrift
• Ort und Tag der Absendung sowie zusätzliche Angaben wie etwa Namen, Anschriften, Telefonnummern, Geschäftszeiten von Vertretern, Geschäftsstellen, Kundendiensten usw.
• Je 10 unterschiedliche Ordnungsbezeichnungen wie Nummern, Buchstaben, Zeichen (jedoch keine Wörter, ausgenommen Produkt- oder Länderbezeichnungen, diese gelten als jeweils eine Ordnungsbezeichnung)
• Geld-Beträge (dürfen nur bei reinen Angeboten variieren)
• Die Unterschrift(en)
• Einer persönlichen Anrede Ihres Kunden. Diese darf sich zwischen der Begrüßung und einer eventuellen Wiederholung im Text unterscheiden

Bitte achten Sie darauf, dass durch die unterschiedlichen Anreden, Ordnungsbezeichnungen usw. der Textumbruch nicht verändert wird. Bitte gleichen Sie die Zeilenlängen so aus, dass der Zeilenbeginn und die Zeilenanzahl stets identisch sind. Die Deutsche Post AG behält sich das Recht auf Stichproben vor. Bei der Einlieferung haben Sie ein unverschlossenes Muster abzugeben.

4.2. Mindestmengen

Die Mindestmenge für Infobrief beträgt 50 Sendungen, bundesweit. Ein Sortieren der Sendung ist nicht erforderlich. Die Mindestmengen für Infopost betragen:

• 4000 Sendungen bundesweit oder
• 250 Sendungen innerhalb einer Leitregion (die ersten beiden Stellen der Postleitzahl, z.B. PLZ-Bereich 01xxx) oder
• 50 Sendungen innerhalb eines Leitbereiches, z.B. PLZ-Bereich 01000-01326, Verteilbereich 01000 (Dresden-Stadt)
• Infopost muß nach der Postleitzahl sortiert sein (auf- oder absteigend)

4.3. Freimachung

Bei der durch Sie durchzuführenden Freimachung können Sie wählen zwischen:

• Freimachungsvermerk (beliebiges Druckverfahren, z.B. PC-Drucker oder Handstempel)
• Freistempelung und DV Freimachung (zugelassene Freistempelmaschine)
• Absenderstempelung (Briefmarke und Tagesstempel)

5. Maschinenlesbare Adresse

In den Briefzentren der Post werden die Briefe von Hochleistungsscannern sortiert. Die Entscheidung, ob der Brief nach Berlin oder Hamburg versendet wird, fällt der Scanner in Sekundenbruchteilen durch einen einzigen Blick. Damit er sich nicht „verliest“ und Ihr Brief nicht „von Hand“ in die richtige Richtung dirigiert werden muss, sollten Ihre Adressfelder maschinenlesbar sein.

Was bedeutet das?

• Schrifthöhe 2,5 bis 4,7 mm
• Innerhalb einer Zeile nur eine Schriftart, -größe und -stärke
• Durchgehende Zwischenräume zwischen allen Zeichen (d.h. keine Ligaturen oder Unterschneidungen)
• Worte und Ziffernblöcke einer Zeile durch Zwischenräume trennen (also zwischen Straße und Hausnummer bzw. PLZ und Ort mindestens ein Leerzeichen, bei Proportionalschriften mind. 3 mm)
• Maximaler Abstand zwischen der letzten Zeile mit PLZ und Ort und der restlichen Anschrift maximal 10 mm

GleisNeun berät Sie gerne, welche Möglichkeiten der Portooptimierung es für Ihr ganz spezielles Mailing gibt. Schicken Sie uns bitte eine kurze Mail. Wir rufen dann umgehend zurück und beantworten Ihre Fragen.